À l’instar du secteur sanitaire, les centrales de référencement se développent dans le secteur médico-social. Plusieurs prestataires présents sur le marché se proposent d’aider les directeurs d’établissements à optimiser leurs achats et ainsi faire des économies sur les différents postes de dépenses liés à l’exploitation courante de leur structure
Mutualiser les achats pour faire des économies
Les dépenses relatives à l’exploitation courante représentent 15 à 20 % du budget des établissements d’hébergement pour personnes âgées. L’alimentation constitue un poste de dépenses parmi les plus lourds pour les structures médico-sociales, suivie par les produits d’entretien et les services de maintenance, le linge et la blanchisserie.
Avec la crise économique qui touche la France, les établissements médico-sociaux, et surtout les plus petites structures n’appartenant pas à un grand groupe, cherchent à réaliser des économies sur les postes de dépenses où il est possible de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs.
Pour gagner en efficience, de plus en plus de direteurs d’établissements font appel aux services de centrales de référencement dont le rôle est de sélectionner des fournisseurs et négocier les condition commerciales pour leurs adhérents, en jouant notamment sur la massification des achats, grâce à l’adhésion de nombreux adhérents des secteurs aussi bien sanitaires que médico-sociaux. Notons qu’à la différence des groupements d’achats, qui procèdent aux commandes groupées pour leurs clients, les centrales de référencement n’achètent pas physiquement les produits, mais négocient des contrats avec plusieurs fournisseurs. Ce sont ensuite les clients qui achètent les produits ou services qui leur conviennent auprès des fournisseurs de leur choix parmi ceux référencés.
En faisant appel à une centrale de référencement, les directeurs d’Ehpad ou de résidences seniors profitent de prix de gros négociés par des professionnels compétents et au fait des bonnes pratiques. L’avantage pour une maison de retraite est de pouvoir profiter du volume généré par les établissements de santé pour des produits, tels que les pansements, qui ne sont pas achetés en aussi importantes quantités par les Ehpa(d).
Les directeurs d’établissements peuvent également bénéficier de différents outils leur permettant de mieux contrôler les divers postes de dépenses. Les centrales de référencement proposent notamment des audits et des outils de gestion adaptés aux besoins de chaque établissement. Plusieurs prestataires proposent des formations.
L’économie générée en passant par une centrale de référence fluctue de quelques points à environ 25 %, selon la taille de la structure et les postes de dépenses.
Quelques exemples de prestataires s’adressant au secteur des Ehpa(d)
Helpévia est un véritable centre de ressources : négociation commerciale, apport d’expertises, veille réglementaire, technique. Cela offre à ses interlocuteurs une expertise précieuse qu’ils ne possèdent pas toujours en interne. Une large gamme de produits et services avec plus de 40 marchés médicaux ou non médicaux est proposée tels que : alimentation, incontinence, dispositifs médicaux, mobilier, linge, assurances, contrats de maintenance, économat... Helpévia possède une parfaite connaissance du métier et du secteur de santé. Un relationnel fort et équilibré avec ses partenaires adhérents et fournisseurs associé à une vision globale et économique permet de répondre au plus juste aux demandes. Grâce à un réseau de plus de 700 Ehpad, Helpévia représente un poids utile dans les négociations.
La santé des budgets d’un établissement passe par une connaissance maîtrisée des différents marchés et par un relationnel de proximité. Les équipes sont constituées de professionnels qui ont été des utilisateurs des produits et services. Leur vision pragmatique des dossiers donne une pertinence à la négociation et leurs conseils répondent parfaitement aux attentes de leurs interlocuteurs. En région, une présence de proximité est garantie, gage d’un accompagnement efficace.
Une autre centrale de référence, la CAHPP, se distingue des autres prestataires, de par sa spécificité qui est d’appartenir à ses adhérents : sur 2 000 membres, 600 sont actionnaires. Les autres s’acquittent d’une cotisation annuelle. Ce sont donc les directeurs d’établissement qui définissent les orientations du groupe qui a conçu un catalogue spécifique pour les Ehpad (450 adhérents).
Citons également la CMRP, qui à la différence des autres centrales, ne procède pas à du référencement de produits, mais à de l’externalisation d’achat pour le secteur de la santé. La CMRP est donc mandatée par le client, qui la charge de proposer une solution à un problème spécifique. Il n’y a pas d’adhésion, mais un contrat signé avec le client et une rémunération pour une prestation de service.
